Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 29 czerwca 1997 roku o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2015 r. poz. 2135, 2281, z 2016 r. poz. 195, 677)
2. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 666, 1333)

1. W przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany dopełnić wymogów informacyjnych, m.in. poinformować tę osobę o adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, celu zbierania danych, przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.
2. W oparciu o obowiązujące przepisy prawa placówka Zgromadzenia może gromadzić oraz przetwarzać następujące dane osobowe wychowanków:
   1. imię (imiona) i nazwisko,
   2. data i miejsce urodzenia,
   3. numer PESEL,
   4.  serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
   5. adres zamieszkania małoletniego,
   6. imiona i nazwiska rodziców/opiekunów prawnych/opiekunów faktycznych,
   7. adresy ich zamieszkania.
3. Biorąc pod uwagę, iż przepisy prawa nakładają na placówkę Zgromadzenia obowiązek gromadzenia i przechowywania ww. danych osobowych wychowanków i rodziców/opiekunów prawnych/opiekunów faktycznych, okoliczność ta stanowi wystarczającą podstawę legalizującą ich przetwarzanie; dotyczy to tylko tych danych o jakich mowa powyżej i nie jest wymagane uzyskiwanie przez placówkę dodatkowej zgody na ich gromadzenie.
4. Przetwarzanie tych danych przez placówkę Zgromadzenia w oparciu o same regulacje prawne może nastąpić jednak tylko w zakresie niezbędnym dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
5. W przypadku rodziców/opiekunów prawnych/opiekunów faktycznych przyjmuje się, iż placówka Zgromadzenia może przetwarzać ich dane osobowe w celach informacyjnych i korespondencyjnych związanych z edukacją małoletniego. Taki zakres przetwarzania jest bowiem niezbędny dla wykonania obowiązków ustawowych, ciążących na organie prowadzącym placówkę.
6. Ponieważ w świetle art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych osób u nich wychowujących się i uczących się, placówki nie mają obowiązku dokonywania rejestracji zbioru danych wychowanków.
7. Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) stanął na stanowisku, iż zwolnienie z obowiązku rejestracji obejmuje także zbiory danych osobowych rodziców/opiekunów prawnych/opiekunów faktycznych wychowanków placówki Zgromadzenia.
8. Wszystkie pozostałe, nie wymienione powyżej w numerze 2, dane osobowe wychowanków oraz rodziców/opiekunów prawnych/opiekunów faktycznych placówka Zgromadzenia może gromadzić i przetwarzać co do zasady – tylko po uzyskaniu pisemnej zgody zainteresowanych. Zgoda jest potrzebna także na przetwarzanie przez placówkę danych o jakich mowa w numerze 2 w zakresie szerszym niż wynika to z jej ustawowych oraz statutowych zadań.
9. Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych powinno wskazywać zakres danych i cel ich przetwarzania.
10. Zgodę w odniesieniu do przetwarzania danych osoby małoletniej należy uzyskać od jej rodziców/opiekunów prawnych/opiekunów faktycznych. Uczniowie pełnoletni sami wyrażają taką zgodę.
11. Decyzja w sprawie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych powinna być podjęta swobodnie i mieć charakter samodzielny.
12. Ustawodawca nie określił zamkniętego katalogu informacji stanowiących dane osobowe. Dlatego też przy rozstrzyganiu, czy określona informacja lub informacje stanowią dane osobowe, nieuniknione jest w większości przypadków dokonanie zindywidualizowanej oceny, przy uwzględnieniu konkretnych okoliczności oraz rodzaju środków czy metod potrzebnych do identyfikacji osoby.
13. Za dane osobowe uznaje się w szczególności lub w określonych okolicznościach można za nie uznać:
    1. numery telefonów,
    2. adresy poczty elektronicznej,
    3. zdjęcia osoby fizycznej, chociażby wykonane w przeszłości, umożliwiające jej identyfikację.
14. Pomimo tego, że GIODO przyjmuje, iż wobec obowiązującej przy przetwarzaniu danych osobowych zasady adekwatności, placówka Zgromadzenia  jest uprawniona do pozyskiwania numerów telefonów rodziców/opiekunów prawnych/opiekunów faktycznych uczniów oraz wychowanków świetlic – przyjąć należy, iż na przetwarzanie tych numerów, tak jak i wszystkich innych danych nie wymienionych w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 19 lutego 2002 r., szkoła powinna posiadać zgodę.
15. W czasie gromadzenia danych, należy zwrócić szczególną uwagę na tak zwane dane osobowe wrażliwe, do których zalicza się m.in. dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania religijne, przynależność wyznaniową, dane o stanie zdrowia. Podstawą ich przetwarzania może być tylko pisemna zgoda zainteresowanego lub wyraźny przepis ustawowy.
16. W odniesieniu do ochrony wizerunku stosuje się wszystko to, co zostało powiedziane powyżej na temat ochrony danych osobowych.
17. Żadnemu członkowi personelu nie wolno umożliwiać przedstawicielom mediów utrwalania wizerunku wychowanków (filmowania, fotografowania) bez pisemnej zgody rodzica/opiekuna prawnego/opiekuna faktycznego.
18. Upublicznianie przez placówkę wizerunku wychowanka wymaga pisemnej zgody rodzica/opiekuna prawnego/opiekuna faktycznego.
19. Przed utrwaleniem wizerunku małoletnich należy jego oraz rodzica/opiekuna prawnego/opiekuna faktycznego poinformować o tym, gdzie będzie umieszczony zarejestrowany wizerunek i w jakim celu zostanie wykorzystany.
20. Zasady fotografowania czy filmowania małoletnich:
    1. wszyscy fotografowani muszą być stosownie ubrani;
    2. obraz ma się koncentrować na czynnościach wykonywanych przez małoletnich i w miarę możliwości przedstawiać grupę;
    3. obowiązkiem osób sprawujących opiekę i nadzór nad małoletnimi jest stała obecność w czasie takiej sesji.